Excel сравнение двух файлов. Сравнение данных в Excel на разных листах

Иногда нужно просмотреть в таблице Access только те записи, которым соответствуют записи из другой таблицы, содержащие поля с совпадающими данными. Например, вам может быть нужно просмотреть записи сотрудников, обработавших хотя бы один заказ, чтобы определить, кто из них заслуживает поощрения. Или же вам может потребоваться просмотреть контактные данные клиентов, проживающих в одном городе с сотрудником, чтобы организовать личную встречу.

Если вам нужно сравнить две таблицы Access и найти совпадающие данные, возможны два варианта действий.

Создайте запрос, объединяющий поля из каждой таблицы, которые содержат подходящие данные, используя для этого существующую связь или объединение, созданное для запроса. Этот способ оптимален по скорости возврата результатов запроса, но не позволяет объединять поля с данными разного типа.

Создать запрос для сравнения полей, в котором одно поле используется в качестве условия для другого. Этот способ обычно требует больше времени, поскольку при объединении строки исключаются из результатов запроса до чтения базовых таблиц, тогда как условия применяются к результатам запроса после чтения этих таблиц. Зато поле можно использовать в качестве условия для сравнения полей с данными разного типа, чего нельзя сделать при использовании объединений.

В этой статье рассматривается сравнение двух таблиц для выявления совпадающих данных и приводится образец данных, которые можно использовать в примерах процедур.

В этой статье

Сравнение двух таблиц с помощью объединений

Для сравнения двух таблиц с помощью объединений нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Если между таблицами еще нет связи по полям, содержащим нужные данные, вам нужно создать объединения по ним. Объединений можно создать сколько угодно, но каждая пара объединенных полей должна содержать данные одного и того же или совместимого типа.

Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблица, содержащая данные о профилирующих предметах, и таблица, содержащая данные о студентах, которые их изучают. Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как после недавних изменений в учебном плане изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации".

Подготовка примера данных

В данном примере вы создаете запрос, который определяет, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки студентов с соответствующим профилирующим предметом. Используйте две приведенные ниже таблицы: "Специализации" и "Учащиеся". Добавьте их в базу данных.

Access предоставляет несколько способов добавления этих таблиц образец базы данных. Можно ввести данные вручную, скопируйте каждую таблицу в электронную таблицу программы (например, Microsoft Office Excel 2007) и затем импортируйте листы в Access или можно вставлять данные в текстовом редакторе, например Блокнот и затем импортировать данные из результирующего текстовые файлы.

В пошаговых инструкциях этого раздела объясняется, как вводить данные вручную на пустой лист, а также как копировать примеры таблиц в Excel и затем импортировать их в Access.

Специализации

Учащиеся

Если вы собираетесь вводить пример данных в электронной таблице, можете .

Ввод примеров данных вручную

Если вас не интересует создание листа на основе примера данных, пропустите следующий раздел ("Создание листов с примерами данных").

Создание листов с примерами данных

Создание таблиц базы данных на основе листов

Сравнение образцов таблиц и поиск соответствующих записей с использованием объединений

Теперь все готово для сравнения таблиц "Учащиеся" и "Специализации". Так как связи между двумя таблицами не определены, вам необходимо создать объединения соответствующих полей в запросе. Таблицы содержат по несколько полей, и вам потребуется создать объединение для каждой пары общих полей: "Код учащегося", "Год", а также "Учебный план" (в таблице "Учащиеся") и "Специализация" (в таблице "Специализации"). В данном случае нас интересует только математика, поэтому можно ограничить результаты запроса с помощью условия поля.

На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу, которая содержит нужные записи (Учащиеся ), а затем дважды щелкните таблицу, с которой ее сравниваете (Специализации ).

Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .

Перетащите поле Код учащегося из таблицы Учащиеся в поле Код учащегося таблицы Специализации . В бланке запроса между двумя таблицами появится линия, которая показывает, что создано объединение. Дважды щелкните линию, чтобы открыть диалоговое окно Параметры объединения .

Обратите внимание на три варианта в диалоговом окне Параметры объединения . По умолчанию выбран вариант 1. В некоторых случаях требуется добавить в параметры объединения дополнительные строки из одной таблицы. Так как вам нужно найти только совпадающие данные, оставьте для объединения значение 1. Закройте диалоговое окно Параметры объединения , нажав кнопку Отмена .

Вам нужно создать еще два объединения. Для этого перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации .

В таблице Учащиеся дважды щелкните звездочку (* ), чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.

Примечание: Учащиеся.* .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.

Показать столбца Специализация .

В строке Условие отбора столбца Специализация введите МАТЕМ .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Сравнение двух таблиц с использованием поля в качестве условия

Иногда необходимо сравнить таблицы на основе полей с совпадающими значениями, но разными типами данных. Например, поле в одной таблице может иметь числовой тип данных, а сравнить его нужно с полем из другой таблицы, которое имеет текстовый тип данных. Поля, содержащие аналогичные данные разного типа, могут появиться при сохранении чисел в качестве текста (например, при импорте данных из другой программы). Так как создать объединения полей с данными разного типа невозможно, вам потребуется использовать другой способ. Для сравнения двух полей с данными разного типа можно использовать одно поле в качестве условия для другого.

Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблицы "Специализации" и "Учащиеся". Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации". Однако у одного из полей, которые вы хотите использовать для сравнения таблиц, тип данных не такой, как у поля, с которым оно сопоставляется.

Для сравнения двух таблиц с использованием поля в качестве условия нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Включите в запрос поля, которые хотите отобразить, а также поле, соответствующее тому полю, которое будет использоваться в качестве условия. Затем создайте условие для сравнения таблиц. Вы можете создать столько условий, сколько потребуется для сравнения полей.

Чтобы проиллюстрировать этот способ, мы используем , но в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации" изменим числовой тип данных на текстовый. Так как нельзя создать объединение двух полей с разными типами данных, нам придется сравнить два поля "Код учащегося", используя одно поле в качестве условия для другого.

Изменение типа данных в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации"

Откройте базу данных, в которой вы сохранили примеры таблиц.

В области навигации щелкните таблицу "Специализации" правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .

Таблица "Специализации" откроется в режиме конструктора.

В столбце Тип данных измените для поля Код учащегося тип данных Число на Текст .

Закройте таблицу "Специализации". Нажмите кнопку Да , когда вам будет предложено сохранить изменения.

Сравнение примеров таблиц и поиск соответствующих записей с использованием условия поля

Ниже показано, как сравнить два поля "Код учащегося", используя поле из таблицы "Учащиеся" в качестве условия для поля из таблицы "Специализации". С помощью ключевого слова Like вы можете сравнить два поля, даже если они содержат данные разного типа.

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу Учащиеся , а затем таблицу Специализации .

Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .

Перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации . Эти поля содержат данные одного типа, поэтому для их сравнения можно использовать объединения. Для сравнения полей с данными одного типа рекомендуется использовать объединения.

Дважды щелкните звездочку (* ) в таблице Учащиеся , чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.

Примечание: При использовании звездочки для добавления всех полей в бланке отображается только один столбец. Имя этого столбца включает имя таблицы, за которым следуют точка (.) и звездочка (*). В этом примере столбец получает имя Учащиеся.* .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Код учащегося , чтобы добавить его в бланк.

В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Код учащегося . В строке Условие отбора столбца Код учащегося введите Like [Учащиеся].[Код учащегося] .

В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.

В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Специализация . В строке Условие отбора введите МАТЕМ .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Запрос выполняется, и отображаются оценки по математике только тех учащихся, у которых этот предмет профилирующий.

Каждый месяц работник отдела кадров получает список сотрудников вместе с их окладами. Он копирует список на новый лист рабочей книги Excel. Задача следующая: сравнить зарплату сотрудников, которая изменилась по отношению к предыдущему месяцу. Для этого необходимо выполнить сравнение данных в Excel на разных листах. Воспользуемся условным форматированием. Таким образом мы не только автоматически найдем все отличия в значениях ячеек, но и выделим их цветом.

Сравнение двух листов в Excel

В фирме может быть более ста сотрудников, среди которых одни увольняются другие трудоустраиваются, третьи уходят в отпуск или на больничный и т.п. В следствии чего могут возникнуть сложности со сравнением данных по зарплате. Например, фамилии сотрудников будут постоянно в разной последовательности. Как сделать сравнение двух таблиц Excel на разных листах?

Решить эту непростую задачу нам поможет условное форматирование. Для примера, возьмем данные за февраль и март, как показано на рисунке:

Чтобы найти изменения на зарплатных листах:

После ввода всех условий для форматирования Excel автоматически выделил цветом тех сотрудников зарплаты которых изменились по сравнению с предыдущим месяцем.

Принцип сравнения двух диапазонов данных в Excel на разных листах:

В определенном условии существенное значение имеет функция ПОИСКПОЗ. В ее первом аргументе находится пара значений, которая должна быть найдена на исходном листе следующего месяца, то есть «Март». Просматриваемый диапазон определяется как соединение значений диапазонов, определенных именами, в пары. Таким образом выполняется сравнение строк по двум признакам – фамилия и зарплата. Для найденных совпадений возвращается число, что по сути для Excel является истиной. Поэтому следует использовать функцию =НЕ(), которая позволяет заменить значение ИСТИНА на ЛОЖЬ. Иначе будет применено форматирование для ячеек значение которых совпали. Для каждой не найденной пары значений (то есть – несоответствие) &B2&$C2 в диапазоне Фамилия&Зарплата, функция ПОИСКПОЗ возвращает ошибку. Ошибочное значение не является логическим значением. Поэтому исползаем функцию ЕСЛИОШИБКА, которая присвоит логическое значение для каждой ошибки – ИСТИНА. Это способствует присвоению нового формата только для ячеек без совпадений значений по зарплате в отношении к следующему месяцу – марту.

Если другие пользователи имеют право на редактирование вашей книги, то после ее открытия у вас могут возникнуть вопросы "Кто ее изменил? И что именно изменилось?" Средство сравнения электронных таблиц от Майкрософт поможет вам ответить на эти вопросы - найдет изменения и выделит их.

Важно: Средство сравнения электронных таблиц доступно только с версиями Office профессиональный плюс 2013 и Office 365 профессиональный плюс.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле "Compare" (Сравнить), а книга в правой части - файлу, указанному в поле "To" (С чем). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

Другие способы работы с результатами сравнения

Если вы хотите сохранить результаты или проанализировать их в другом приложении, экспортируйте их в файл Excel или скопируйте и вставьте в другую программу, например Microsoft Word. Можно также получить более точное представление каждого листа с отображением форматирования ячеек, близкое к тому, что вы видите в Excel.

Вы можете экспортировать результаты в файл Excel, более удобный для чтения. Выберите Home > Export Results (Главная > Экспорт результатов).

Чтобы скопировать результаты и вставить их в другую программу, выберите Home > Copy Results to Clipboard (Главная > Копировать результаты в буфер обмена).

Чтобы отобразить форматирование ячеек из книги, выберите Home > Show Workbook Colors (Главная > Показать цвета книги).

Другие причины для сравнения книг

Допустим, в вашей организации ожидается аудиторская проверка. Вам нужно проследить данные в важных книгах, в которых показаны изменения по месяцам и по годам. Это поможет вам найти и исправить ошибки раньше, чем до них доберутся проверяющие.

Средство сравнения электронных таблиц можно использовать не только для сравнения содержимого листов, но и для поиска различий в коде Visual Basic для приложений (VBA). Результаты отображаются в окне таким образом, чтобы различия можно было просматривать параллельно.

Say you want to compare versions of a workbook, analyze a workbook for problems or inconsistencies, or see links between workbooks or worksheets. If Microsoft Office 365 or Office Professional Plus 2013 is installed on your computer, the Spreadsheet Inquire add-in is available in Excel.

You can use the commands in the Inquire tab to do all these tasks, and more. The Inquire tab on the Excel ribbon has buttons for the commands described below.

If you don"t see the Inquire tab in the Excel ribbon, see Turn on the Spreadsheet Inquire add-in .

Compare two workbooks

The Compare Files command lets you see the differences, cell by cell, between two workbooks. You need to have two workbooks open in Excel to run this command.

Results are color coded by the kind of content, such as entered values, formulas, named ranges, and formats. There"s even a window that can show VBA code changes line by line. Differences between cells are shown in an easy to read grid layout, like this:

The Compare Files command uses Microsoft Spreadsheet Compare to compare the two files. In Windows 8, you can start Spreadsheet Compare outside of Excel by clicking Spreadsheet Compare on the Apps screen. In Windows 7, click the Windows Start button and then > All Programs > Microsoft Office 2013 > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare 2013 .

To learn more about Spreadsheet Compare and comparing files, read Compare two versions of a workbook .

Analyze a workbook

The Workbook Analysis command creates an interactive report showing detailed information about the workbook and its structure, formulas, cells, ranges, and warnings. The picture here shows a very simple workbook containing two formulas and data connections to an Access database and a text file.

Show workbook links

Workbooks connected to other workbooks through cell references can get confusing. Use the to create an interactive, graphical map of workbook dependencies created by connections (links) between files. The types of links in the diagram can include other workbooks, Access databases, text files, HTML pages, SQL Server databases, and other data sources. In the relationship diagram, you can select elements and find more information about them, and drag connection lines to change the shape of the diagram.

This diagram shows the current workbook on the left and the connections between it and other workbooks and data sources. It also shows additional levels of workbook connections, giving you a picture of the data origins for the workbook.

Show worksheet links

Got lots of worksheets that depend on each other? Use the to create an interactive, graphical map of connections (links) between worksheets both in the same workbook and in other workbooks. This helps give you a clearer picture of how your data might depend on cells in other places.

This diagram shows the relationships between worksheets in four different workbooks, with dependencies between worksheets in the same workbook as well as links between worksheets in different workbooks. When you position your pointer over a node in the diagram, such as the worksheet named "West" in the diagram, a balloon containing information appears.

Show cell relationships

To get a detailed, interactive diagram of all links from a selected cell to cells in other worksheets or even other workbooks, use the Cell Relationship tool. These relationships with other cells can exist in formulas, or references to named ranges. The diagram can cross worksheets and workbooks.

This diagram shows two levels of cell relationships for cell A10 on Sheet5 in Book1.xlsx. This cell is dependent on cell C6 on Sheet 1 in another workbook, Book2.xlsx. This cell is a precedent for several cells on other worksheets in the same file.

To learn more about viewing cell relationships, read See links between cells .

Clean excess cell formatting

Ever open a workbook and find it loads slowly, or has become huge? It might have formatting applied to rows or columns you aren"t aware of. Use the Clean Excess Cell Formatting command to remove excess formatting and greatly reduce file size. This helps you avoid "spreadsheet bloat," which improves Excel"s speed.

Manage passwords

If you"re using the Inquire features to analyze or compare workbooks that are password protected, you"ll need to add the workbook password to your password list so that Inquire can open the saved copy of your workbook. Use the Workbook Passwords command on the Inquire tab to add passwords, which will be saved on your computer. These passwords are encrypted and only accessible by you.

Пожалуй, каждый, кто работает с данными в Excel сталкивается с вопросом как сравнить два столбца в Excel на совпадения и различия. Существует несколько способов как это сделать. Давайте рассмотрим подробней каждый из них.

Как сравнить два столбца в Excel по строкам

Сравнивая два столбца с данными часто необходимо сравнивать данные в каждой отдельной строке на совпадения или различия. Сделать такой анализ мы можем с помощью функции . Рассмотрим как это работает на примерах ниже.

Пример 1. Как сравнить два столбца на совпадения и различия в одной строке

Для того, чтобы сравнить данные в каждой строке двух столбцов в Excel напишем простую формулу . Вставлять формулу следует в каждую строку в соседнем столбце, рядом с таблицей, в которой размещены основные данные. Создав формулу для первой строки таблицы, мы сможем ее протянуть/скопировать на остальные строки.

Для того чтобы проверить, содержат ли два столбца одной строки одинаковые данные нам потребуется формула:

=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “”)

Формула, определяющая различия между данными двух столбцов в одной строке будет выглядеть так:

=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “”)

Мы можем уместить проверку на совпадения и различия между двумя столбцами в одной строке в одной формуле:

=ЕСЛИ(A2=B2; “Совпадают”; “Не совпадают”)

=ЕСЛИ(A2<>B2; “Не совпадают”; “Совпадают”)

Пример результата вычислений может выглядеть так:

Для того чтобы сравнить данные в двух столбцах одной строки с учетом регистра следует использовать формулу:

=ЕСЛИ(СОВПАД(A2,B2); “Совпадает”; “Уникальное”)

Как сравнить несколько столбцов на совпадения в одной строке Excel

В Excel есть возможность сравнить данные в нескольких столбцах одной строки по следующим критериям:

• Найти строки с одинаковыми значениями во всех столбцах таблицы;
• Найти строки с одинаковыми значениями в любых двух столбцах таблицы;

Пример1. Как найти совпадения в одной строке в нескольких столбцах таблицы

Представим, что наша таблица состоит из нескольких столбцов с данными. Наша задача найти строки в которых значения совпадают во всех столбцах. В этом нам помогут функции Excel и . Формула для определения совпадений будет следующей:

=ЕСЛИ(И(A2=B2;A2=C2); “Совпадают”; ” “)

Если в нашей таблице очень много столбцов, то более просто будет использовать функцию в сочетании с :

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($A2:$C2;$A2)=3;”Совпадают”;” “)

В формуле в качестве “5” указано число столбцов таблицы, для которой мы создали формулу. Если в вашей таблице столбцов больше или меньше, то это значение должно быть равно количеству столбцов.

Пример 2. Как найти совпадения в одной строке в любых двух столбцах таблицы

Представим, что наша задача выявить из таблицы с данными в несколько столбцов те строки, в которых данные совпадают или повторяются как минимум в двух столбцах. В этом нам помогут функции и . Напишем формулу для таблицы, состоящей из трех столбцов с данными:

=ЕСЛИ(ИЛИ(A2=B2;B2=C2;A2=C2);”Совпадают”;” “)

В тех случаях, когда в нашей таблице слишком много столбцов – наша формула с функцией будет очень большой, так как в ее параметрах нам нужно указать критерии совпадения между каждым столбцом таблицы. Более простой способ, в этом случае, использовать функцию .

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B2:D2;A2)+СЧЁТЕСЛИ(C2:D2;B2)+(C2=D2)=0; “Уникальная строка”; “Не уникальная строка”)

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($B:$B;$A5)=0; “Нет совпадений в столбце B”; “Есть совпадения в столбце В”)

Эта формула проверяет значения в столбце B на совпадение с данными ячеек в столбце А.

Если ваша таблица состоит из фиксированного числа строк, вы можете указать в формуле четкий диапазон (например, $B2:$B10 ). Это позволит ускорить работу формулы.

Как сравнить два столбца в Excel на совпадения и выделить цветом

Когда мы ищем совпадения между двумя столбцами в Excel, нам может потребоваться визуализировать найденные совпадения или различия в данных, например, с помощью выделения цветом. Самый простой способ для выделения цветом совпадений и различий – использовать “Условное форматирование” в Excel. Рассмотрим как это сделать на примерах ниже.

Поиск и выделение совпадений цветом в нескольких столбцах в Эксель

В тех случаях, когда нам требуется найти совпадения в нескольких столбцах, то для этого нам нужно:

• Выделить столбцы с данными, в которых нужно вычислить совпадения;
• На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
• Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке пункт “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
• После этого в выделенной колонке будут подсвечены цветом совпадения:

Поиск и выделение цветом совпадающих строк в Excel

Поиск совпадающих ячеек с данными в двух, нескольких столбцах и поиск совпадений целых строк с данными это разные понятия. Обратите внимание на две таблицы ниже:

В таблицах выше размещены одинаковые данные. Их отличие в том, что на примере слева мы искали совпадающие ячейки, а справа мы нашли целые повторяющие строчки с данными.

Рассмотрим как найти совпадающие строки в таблице:

• Справа от таблицы с данными создадим вспомогательный столбец, в котором напротив каждой строки с данными проставим формулу, объединяющую все значения строки таблицы в одну ячейку:

=A2&B2&C2&D2

Во вспомогательной колонке вы увидите объединенные данные таблицы:

Теперь, для определения совпадающих строк в таблице сделайте следующие шаги:

• Выделите область с данными во вспомогательной колонке (в нашем примере это диапазон ячеек E2:E15 );
• На вкладке “Главная” на Панели инструментов нажимаем на пункт меню “Условное форматирование” -> “Правила выделения ячеек” -> “Повторяющиеся значения”;
• Во всплывающем диалоговом окне выберите в левом выпадающем списке “Повторяющиеся”, в правом выпадающем списке выберите каким цветом будут выделены повторяющиеся значения. Нажмите кнопку “ОК”:
• После этого в выделенной колонке будут подсвечены дублирующиеся строки: